Sechs-Punkt-Drei. So viele Stunden verbringen die Amerikaner laut einer kürzlich vom Technologiegiganten Adobe in Auftrag gegebenen Studie durchschnittlich damit, jeden Tag auf E-Mails zu antworten. Anders ausgedrückt: Sie geben ein ganzes Geld aus dritte Ihres Wachlebens klebte an Ihrem Posteingang und reagierte auf Nachrichtenthreads, die offen gesagt in einem fünfminütigen IRL-Chat gehasht werden könnten. Etwas muss geben.
Zum Glück ist es in vielen Fällen so einfach, etwas zu geben, wie einen Knopf zu drücken. Durch die Implementierung einer Reihe bewährter Taktiken können Sie Ihre für E-Mails aufgewendeten Stunden auf Null reduzieren. Denken Sie nur: Wie viel Zeit würden Sie sparen, wenn Sie einen Anhang nie wieder manuell herunterladen müssten? Oder was wäre, wenn Sie eine hastig gesendete E-Mail aus dem Äther zurückziehen könnten, um Zeit (und Panik!) Zu sparen, die Sie für das Verfassen einer E-Mail mit dem Titel 'Es tut mir so leid, ich wollte diese E-Mail nicht senden' aufgewendet haben?
Ja, all dieses Internet-Jujitsu ist möglich. Wir haben die 17 besten zeitsparenden, lebensverbessernden und die Effizienz steigernden E-Mail-Hacks unten zusammengestellt. Lesen Sie also weiter, denn dieser schicksalhafte Posteingang Null wartet auf Sie. Verpassen Sie nicht, wie Sie Ihre 6,3 Stunden optimal nutzen können 15 Cold Open Business-E-Mails, die Sie von anderen abheben .
1 Massiv abbestellen.
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Es ist eine gute Wette, dass Ihr Posteingang während der Endrunde so voll ist wie ein Seniorenwohnheim. Es ist auch eine gute Wette, dass der größte Teil dieser Unordnung auf tägliche oder wöchentliche E-Mails von Einzelhändlern, Organisationen und anderen Newslettern zurückzuführen ist, für die Sie sich im Laufe der Jahre möglicherweise angemeldet haben. Durch die Nutzung Unroll.me Sie können alle Listen aufspüren, auf denen Sie sich möglicherweise befinden, und sich von allen Listen abmelden, von denen Sie keine Informationen mehr erhalten möchten. Eigentlich, einer Bestes Leben Der Editor konnte Unroll.me verwenden, um satte 135 Abonnements zu ermitteln. Wie viele wirst du auftauchen? Und auf wie viele könnten Sie verzichten?
2 Aktivieren Sie die Tastaturkürzel.
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Wir alle kennen die grundlegenden Tastaturkürzel. (Befehl- ZU : Wählen Sie Alle. Befehl- C. : Kopieren. Befehl- P. : Einfügen. Usw.) Google Mail-Nutzer haben jedoch die Möglichkeit, erweiterte Verknüpfungen zu aktivieren. Gehen Sie zuerst zu die Einstellungen . Klicke auf das Allgemeines Tab. Etwa in der Mitte sehen Sie eine Tastatürkürzel Option, standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie es einschalten, erhalten Sie Zugriff auf diese einfachen Tastenanschläge:
- C. : eine neue Nachricht starten
- Verschiebung- C. : Starten Sie eine neue Nachricht in einem neuen Fenster
- D. : Starten Sie eine neue Nachricht in einem neuen Tab
- F. : eine Nachricht weiterleiten
- #: Eine Nachricht löschen
- Verschiebung- ich : Markieren Sie eine Nachricht als gelesen
- Verschiebung- U. : Markieren Sie eine Nachricht als ungelesen
- Befehl- S. : Nachricht speichern
3 Und automatisieren Sie sie dann.
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Wenn Sie Probleme haben, sich dieses Kompendium von Tastaturkürzeln zu merken, Keyrocket, Ein Google Chrome-Plug-In erinnert Sie während der Eingabe daran. (Natürlich nicht-invasiv.) Und um mehr Möglichkeiten zu erhalten, eine Produktivitätsmaschine zu werden, lernen Sie das 15 Möglichkeiten, Ihre Produktivität in der Hälfte der Zeit zu verdoppeln.
4 Verwenden Sie Hashtags.
Ja, wirklich, das Signatur-Organisationstool von Social Media funktioniert auch für E-Mails. Fügen Sie am Ende Ihrer Signatur ein oder zwei Hashtags ein - den Teil der E-Mail, der normalerweise abgeschnitten ist, damit die Empfänger Ihr Tag '#workhardplayhard' weder sehen noch beurteilen können -, um die Suche zu vereinfachen. Geben Sie einfach den Hashtag in das Suchfeld oben in Ihrem Posteingang ein und Sie werden jede damit codierte E-Mail auftauchen lassen.
5 Aktivieren Sie die Option 'Nicht senden'.
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Wir waren alle da: Sie verfassen eine E-Mail, senden sie in den Äther und stellen sofort fest: Ach nein, Diese Nachricht war nicht bereit zu senden. Es stellt sich heraus, dass Sie Ihre Nachrichten vom Rand zurückbringen können, indem Sie eine hilfreiche Verzögerung installieren. Gehen Sie in Google Mail beispielsweise unter die Einstellungen , dann Allgemeines . Sie finden die Schaltfläche 'Rückgängig' als fünfte Option. Mach es an. Sie können aus einem Dropdown-Menü mit Intervallen von 10 Sekunden auswählen, wie viel Zeit Sie haben, bevor Ihre Nachricht endgültig verschickt wird.
6 Stellen Sie diese Funktion auf 10 Sekunden ein.
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Ein Tipp: Wenn Sie E-Mail als De-facto-Instant-Messaging-Dienst verwenden, empfehlen wir die Einstellung von Schaltfläche 'Rückgängig' bis 10 Sekunden. Auf diese Weise werden Ihre Antworten nicht mit einer Verzögerung von einer halben Minute gesendet. Nein, 30 Sekunden klingen nicht nach viel, aber lassen Sie es uns so sagen: Wenn Ihr IM-Dienst Ihrer Wahl (Slack, GChat, Facebook Messenger - was auch immer!) Jede ausgehende Nachricht so lange halten würde, würden Ihre Kontakte schnell verärgert werden.
7 Oder füllen Sie einfach zuletzt das Feld 'bis' aus.
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Es ist eine gute Angewohnheit, Leute zu adoptieren. (Siehe die beiden vorherigen Folien.)
8 Verwenden Sie diese Abmeldung.
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'Für eine E-Mail, die mit einer Anrede von' Hallo 'oder' Hallo 'beginnt, wäre ein Abschluss wie' am besten 'konsistent', sagt er Patricia Napier-Fitzpatrick , Gründer und Präsident von Die Etikette-Schule von New York . 'Das Beste', obwohl überbeansprucht, ist eines der sichersten Verschlüsse im Allgemeinen, weil es harmlos und universell angemessen ist. ' Das ist richtig: Trotz seiner weit verbreiteten Überbeanspruchung ist 'Best' Der beste Weg, um Ihre E-Mails zu signieren.
9 Und diese E-Mail-Signatur.
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Zumindest wenn Sie unterwegs sind, sollten Sie auf nervige, niedliche Sätze verzichten („Bitte verzeihen Sie Tippfehler.“ „Von meinem 1,21-Gigawatt-Prozessor gesendet.“ „Von meinem iPhone gesendet - berücksichtigen Sie bitte die Umgebung, bevor Sie drucken . ') anstelle von etwas Einfachem, Elegantem, Auf den Punkt gebracht:' Von der Straße geschickt. ' Gemäß Ben Dattner Als Executive Coach überprüft er alle diese Kästchen und ruft gleichzeitig eine Kerouac-artige Atmosphäre hervor. Kein Wunder, dass es so ist Die One-Email-Smartphone-Signatur, die jeder haben sollte.
10 Und diese Abwesenheitsnachricht.
Gemäß Jane Scudder Wenn Sie eine Abwesenheitsnachricht ausfüllen, sollten Sie als Professor an der Business School der Loyala University Chicago Folgendes beachten:
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin OOO von Dienstag, 12. Juni bis Freitag, 15. Juni ohne Zugang zu E-Mail. Wenn dies dringend erforderlich ist, wenden Sie sich unter [IHRE E-MAIL-ADRESSE] an [DIE PERSON, DIE UNTEN AUF DER BEFEHLSKETTE UNTERSTÜTZT - oder, falls Sie eine haben, an den Namen Ihres Kaffee-Abholassistenten]. Andernfalls werde ich bei meiner Rückkehr auf alle Nachrichten antworten .
Für Details auf Nitpick-Ebene, z. B. ob Sie die Nachricht an Ihrem letzten Tag oder an Ihrem ersten Tag zurück beenden oder eine Telefonnummer angeben möchten, konsultieren Sie einfach unsere ehrlich gesagt auch umfassender Leitfaden zu diesem Thema.
11 Ändern Sie die Anzeigedichte.
Google Mail-Nutzer können aus drei verschiedenen Anzeigedichten für ihren Posteingang wählen: komfortabel, gemütlich und kompakt. Die Anzeigedichte wirkt sich nur darauf aus, wie viel Leerraum zwischen den einzelnen Nachrichten in Ihrer Posteingangsanzeige vorhanden ist. Es ist kaum mehr als eine Frage der Präferenz, aber denken Sie an Begriffe wie eine Hausarbeit. Komfortabel ist wie ein doppelter Abstand, wobei gemütlich einzeiliger Abstand ist und kompakt einem halblinigen Abstand ähnelt.
12 Vergessen Sie nicht zu archivieren.
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Sie können E-Mails aus Ihrem Posteingang entfernen, ohne sie über den Papierkorb vollständig löschen zu müssen. Durch das 'Archivieren' einzelner Nachrichten werden diese sofort vor Ihrem Posteingang und allen Ihren Ordnern verborgen. Sie können sie jedoch bei Bedarf über die Suchfunktion aufspüren. In Google Mail können Sie Nachrichten sofort nach dem Öffnen archivieren, indem Sie auf das kleine 'x' neben der Betreffzeile klicken.
13 Befolgen Sie die Zwei-Minuten-Regel.
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Die Zwei-Minuten-Regel wird von Produktivitätsexperten aller Art unterstützt und ist ein todsicherer Weg, um E-Mail-Stress zu bekämpfen. So funktioniert es: Wenn Sie innerhalb von zwei Minuten oder weniger auf eine E-Mail antworten und diese vergessen können, packen Sie sie sofort an. Wenn nicht, werfen Sie es für später beiseite.
14 Stapeln Sie Ihre E-Mail-Antworten.
Um die Zeit zu verkürzen, die Sie auf dem Bildschirm verbringen, der in einem nervenaufreibenden Hin- und Her-Austausch steckt, legen Sie die Tageszeiten als 'E-Mail-Antwortzeiträume' fest. (Vielleicht ist es eine Stunde am Morgen und 90 Minuten am Nachmittag. Vielleicht ist es drei Stunden nach dem Mittagessen. Was auch immer für Sie funktioniert!) Beantworten Sie dann nur E-Mails während dieser Zeiträume - und noch nie außerhalb von ihnen.
15 Begrenzen Sie Ihre E-Mails auf 140 Zeichen.
Ja, genau wie ein Tweet (oder zumindest ein Tweet vor 280 Revolutionen). Wie Andrew Bag , der CEO von Gab, dem sozialen Netzwerk, beriet in einem Medium Post Halten Sie Ihre E-Mails am besten so kurz wie möglich. »Ich möchte Ihnen bei der Lösung von Problem X helfen. Ich habe Y und Z vorgeschlagen, eine Verbindung herzustellen. Kannst du frei chatten? ' Es sind überhaupt keine blumigen Grüße erforderlich.
Ergebnis der Pokalkönigin
16 Stellen Sie Anhänge auf automatischen Download ein.
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Wenn dies, dann das (IFTTT) , eine E-Mail-optimierende App, kann Ihnen sozusagen dabei helfen, eine bestimmte „Sprache“ festzulegen, die eine Menge Mittelsmann-Slog herausschneidet. Beispiel: Wenn eine eingehende E-Mail einen Anhang enthält, lädt IFTTT diesen automatisch auf Ihr Google Drive herunter.
17 Antworten Sie nicht nach Stunden auf E-Mails.
Es ist kein Geheimnis, dass Amerikaner überarbeitet sind - und wie diese Adobe-Studie ergab, ist ein Großteil dieser Überarbeitung auf häufiges E-Mail-Versenden zurückzuführen. Aus diesem Grund haben die Mitglieder des New Yorker Stadtrats Anfang dieses Jahres eine Gesetzesvorlage eingeführt, die es für Unternehmen illegal macht, von Mitarbeitern zu verlangen, dass sie E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten abrufen. (Es ist inspiriert von einem derzeit in Frankreich geltenden Gesetz, nach dem Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern strenge Richtlinien für die Arbeit außerhalb der Geschäftszeiten festlegen müssen, da sie sonst mit Geldstrafen rechnen müssen.)
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