Wenn es um E-Mails geht, denken Sie vielleicht, Sie wissen alles, was Sie wissen müssen. Immerhin senden und empfangen die meisten von uns durchschnittlich 121 E-Mails pro Tag , laut Tech-Marktforschungsunternehmen Die Radicati-Gruppe . Aber obwohl Sie wahrscheinlich einen erheblichen Teil jedes Tages damit verbringen, in Ihrem Posteingang zu arbeiten, könnten Sie wahrscheinlich noch ein oder zwei Dinge lernen. Tatsächlich gibt es eine Menge E-Mail-Etikette-Regeln, die sich Ihnen und vielen anderen Personen in Ihrer Kontaktliste regelmäßig entziehen. Möchten Sie sicher sein, dass Sie elektronisch höflich sind? Hier sind die 17 goldenen Regeln für E-Mails, die Sie wahrscheinlich nicht kannten, aber wissen müssen.
1 Antworten Sie in dem Moment, in dem Sie eine E-Mail erhalten, auch wenn Sie mehr Zeit benötigen.
Shutterstock
Niemand freut sich, Wochen nach dem Versand eine Antwort auf eine E-Mail zu erhalten. In der Tat eine Umfrage 2018 von Beratungsunternehmen durchgeführt Toister Performance Solutions 41 Prozent der Menschen erwarteten in weniger als einer Stunde eine E-Mail-Antwort von ihren Mitarbeitern. (Beginnen Sie jetzt mit der Erstellung von Entschuldigungsnotizen an Ihre Buchhaltungsabteilung!)
Natürlich fordern einige E-Mail-Antworten Sie auf, Ihre Gedanken zu durchkauen und eine gemessene Nachricht zu verfassen. In diesen Fällen ist die Lösung einfach: Antworten Sie innerhalb von Minuten, um dem Absender mitzuteilen, dass Sie die Nachricht erhalten haben, benötigen Sie jedoch etwas mehr Zeit, um die Probleme zu lösen. Auf diese Weise wissen sie, dass Sie ihre E-Mails berücksichtigt haben und ignorieren sie nicht einfach.
2 Verwenden Sie 'Allen antworten' mit Vorsicht.
Shutterstock
Es gibt einen entscheidenden Unterschied zwischen den Optionen 'Antworten' und 'Alle antworten'. Und doch merken viele E-Mail-Benutzer das leider nicht. Wenn Sie einer von ihnen sind, wissen Sie, dass bei der Auswahl des letzteren jeder Empfänger, der in der ursprünglichen Nachricht CC-fähig war, Ihre Antwort erhält - und meistens müssen Sie nicht alle Posteingänge überfluten.
Diese unnötigen Massenbotschaften sind eine solche Geißel, dass es einen umgangssprachlichen Begriff gibt, um sie zu beschreiben: ' Antwort Allpocalypse . ' Wenn Sie das nächste Mal auf eine Massen-E-Mail antworten, überlegen Sie, wer Ihre Antwort wirklich lesen muss: das gesamte Unternehmen oder nur der ursprüngliche Absender?
3 Wenn Sie eine Antwort von jemandem wünschen, wenden Sie sich nicht an ihn.
Shutterstock / Jacob Lund
Wenn Sie jemanden in einer E-Mail mit einem CC versehen - was bedeutet, dass Sie ihn 'kopieren' - bedeutet dies normalerweise, dass Sie ihn in die Konversation einbeziehen möchten, aber nicht unbedingt nach einer Antwort von ihm suchen. Und als Ausbildungsprofi Dannielle Walz warnt, ein Missbrauch der CC-Option kann zu Kommunikationsproblemen führen.
'Indem Sie Ihre Kollegen in viele E-Mails einbinden, sehen sie Ihre E-Mails möglicherweise nicht mehr als wichtig an und legen sie direkt in einem Referenzordner oder einem späteren Ordner ab', schrieb sie in einem LinkedIn Post. 'Dies kann dazu führen, dass wichtige Informationen in Zukunft übersehen werden.'
Wenn Sie also eine Antwort von jemandem erwarten, geben Sie dessen E-Mail-Adresse in das Feld 'An' ein und verwenden Sie die Funktion 'CC' sparsam.
4 Verstehen Sie, wann und wann Sie BCC nicht verwenden sollten.
Shutterstock
Das BCC-Feld ist noch komplizierter und weicht selbst den erfahrensten E-Mail-Benutzern ständig aus. Aber lassen Sie es uns zusammenfassen: BCC steht für 'Blind Carbon Copy'. Obwohl es CC-ing ähnelt, zeigt BCC-ing die E-Mail dieser Person nicht an andere Empfänger an, was bedeutet, dass niemand in der Kette Sie sehen wird schloss sie ein.
Wann ist es in Ordnung, BCC zu verwenden? Hillel voll von Inc. Das Magazin sagt, es sei ausschließlich für Massen-E-Mails gedacht oder wenn jemand Sie per E-Mail jemand anderem vorstellt.
'In jedem anderen Fall sind Sie unehrlich, wenn Sie jemandem eine E-Mail senden und jemand anderem BCC - ob es Ihnen gefällt oder nicht', bemerkt Fuld. »Sie senden Person X eine E-Mail, ohne dass sie es wissen, und lassen Person Y Ihre Konversation belauschen. Person X hat keine Ahnung, dass jemand anderes diese E-Mail liest, obwohl Sie sie in Wirklichkeit auch heimlich an eine andere Person gesendet haben. '
5 Verwenden Sie Ausrufezeichen sparsam.
Shutterstock
Es ist einfach, hier und da ein Ausrufezeichen in Ihre E-Mails zu setzen, aber versuchen Sie nicht, ein Ausrufezeichen zu setzen Gewohnheit davon. Während sie in der Vergangenheit verwendet wurden, um Erregung anzuzeigen, können Ausrufezeichen in einer E-Mail leicht mit Phoniness oder passiver Aggressivität verwechselt werden.
träume davon, dass Katzen dich angreifen
'Die Verwendung des unnötigen Ausrufezeichens in [einer] E-Mail kann die zugrunde liegende Bedeutung Ihres Textes leicht zerstören.' Anna Verasai erklärt weiter HR Digest . Verwenden Sie es nur, wenn Sie etwas Wichtiges hervorheben müssen. Überlegen Sie, wie Ihr Leser die Nachricht interpretieren könnte, wenn er sie liest. '
6 Seien Sie vorsichtig mit Ihrem Humor.
Shutterstock
Jeder liebt a guter Witz hin und wieder, aber da der Ton falsch interpretiert werden kann, wenn er nicht persönlich korrespondiert, ist es am besten, die Witze aus Ihren E-Mails herauszulassen. 'Reservieren Sie den Humor für einen Anruf oder persönlich', Professor für Wirtschaftsschreiben, David Silverman schrieb in der Harvard Business Review . Auf diese Weise könnte ich sagen, wenn am anderen Ende der Leitung oder auf der anderen Seite des Konferenztisches fassungslose Stille herrscht: „Ich denke, Sie werden vielleicht nicht erkennen, wie lustig ich mich selbst finde, und angesichts dessen auch ich Ich glaube, ich werde jetzt aufhören. ''
Aber im Ernst: Eine zentrale Studie aus dem Jahr 2005, veröffentlicht in der Zeitschrift für Persönlichkeits- und Sozialpsychologie Während die Absender voraussagten, dass ihre Empfänger ihren Ton in 80 Prozent der Fälle genau entschlüsseln konnten, konnten die Empfänger den Ton tatsächlich nur in 56 Prozent der Fälle genau lesen.
7 Überspringen Sie den Slang.
Shutterstock
Mit dem Aufkommen von Instant Messaging verkürzten sich die Formen der Englische Sprache sind weiter verbreitet geworden - wie 'u' für 'dich' oder 'willst' statt 'willst'. Aber genau wie Humor nicht oft bleibt, wenn es um E-Mails geht, Slang ist ein ähnliches No-Go. Nach einem OnePoll Laut Umfrage hielten 37 Prozent der Befragten die Verwendung von Slang am Arbeitsplatz für inakzeptabel, und 55 Prozent gaben an, das „Lol“ zu überspringen, wenn es darum geht, Ihrem Chef eine E-Mail zu senden.
8 Achten Sie auf die Betreffzeile.
Shutterstock
Betreffzeilen sind einfach, aber notwendig. Und da die meisten E-Mails weiter gelesen werden mobile Geräte - 55 Prozent laut E-Mail-Zustellbarkeitsunternehmen Der Weg zurück - Es ist wichtig, sie festzunageln. Kurze, prägnante und direkte Betreffzeilen sind am besten. Der Zweck Ihrer E-Mail sollte klar angegeben sein und Sie sollten ihn auf maximal fünf Wörter beschränken, da mobile Geräte danach alle Wörter abschneiden.
9 Fügen Sie eine Unterschrift hinzu.
Shutterstock
Haben Sie jemals eine E-Mail von jemandem erhalten und sich gefragt: „Wer ist das? von ? ' Obwohl die Adresse des Absenders Ihnen einige Hinweise geben kann, wer sie sind, reicht dies manchmal nicht aus. Eine Unterschrift am Ende Ihrer E-Mail kann den Empfänger sofort darüber informieren, wer Sie sind, was Sie tun und wie er Sie weiter kontaktieren kann.
Die Leute von der integrierten Marketingagentur Okkreativ Angenommen, ein E-Mail-Signaturfeld ist so, als würde man einer Person jedes Mal eine Visitenkarte geben, wenn Sie eine E-Mail senden. Wenn Sie noch keine haben, fügen Sie eine Signatur hinzu, die Ihren vollständigen Namen, Ihre Position, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Website und ein Geschäftslogo enthält.
10 Denken Sie daran, zu küssen (halten Sie es kurz und einfach).
Shutterstock
Die KISS-Methode wurde den meisten von uns in der Grundschule beigebracht, aber das bedeutet nicht, dass sie später im Leben weniger notwendig ist. Boomerang , eine E-Mail-Produktivitäts-App, untersuchte die wichtigsten Methoden, um mehr E-Mail-Antworten zu erhalten. Ihr größter Imbiss? Am besten schreibst du, als wärst du acht Jahre alt.
Ihre Untersuchungen ergaben, dass E-Mails, die in einer Lesestufe der dritten Klasse geschrieben wurden, mit einer um 36 Prozent höheren Wahrscheinlichkeit beantwortet wurden als solche, die in einer Lesestufe des Colleges geschrieben wurden.
11 Machen Sie auf die Anhänge aufmerksam.
Shutterstock
Anhänge sind manchmal ein notwendiger Bestandteil des E-Mail-Prozesses, aber Sie sollten genau wissen, wie Sie sie verwenden, bevor Sie sie mit Abbruch anhängen. In langen E-Mail-Ketten können sie manchmal unbemerkt bleiben oder übersehen werden, und unerwartete Anhänge bleiben in der Regel auch ungeöffnet, da die Empfänger sich vor elektronischen Viren in Acht nehmen.
Die beste Lösung besteht darin, Ihre Anhänge im Text Ihrer E-Mail aufzurufen. Grammatik Der beste Weg, um den Empfänger über Anhänge zu benachrichtigen, besteht darin, am Ende Ihrer E-Mail eine Nachricht einzufügen, die etwas in der Art von 'Ich habe [Element] angehängt' oder 'Weitere Informationen finden Sie im angehängten [Element] . '
12 Standardisieren Sie Ihre Schriftart.
Shutterstock
Während das Herumspielen mit Schriftstilen und Farben Spaß machen kann, gibt es in der Berufswelt keinen Platz für leuchtend rosa Comic Sans. Wie sich herausstellt, ist die Verwendung von Schriftarten für die digitale Kommunikation laut Colin Wheildon , Autor von Typ & Layout: Kommunizieren Sie oder machen Sie nur hübsche Formen? 'Es ist möglich, drei Viertel unserer Leser einfach durch die Wahl des falschen Typs wegzublasen', sagte er Amerikanische Schriftsteller & Künstler .
Also, an welche Schriftarten sollten Sie sich halten, wenn es um E-Mails geht? MageMail empfiehlt Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS oder Arial.
13 Alles Korrektur lesen.
Shutterstock
Wenn Sie eine E-Mail schreiben, werden Sie wahrscheinlich einen Fehler machen, Sie sind nur ein Mensch. Fehler werden jedoch bei geschäftlichen E-Mails nicht oft übersehen. In einem Grammatikumfrage Von fast 2.000 Befragten gaben 67 Prozent an, dies zu tun nicht Es ist in Ordnung, Tippfehler in E-Mails zu machen, während nur 6 Prozent dies für einen akzeptablen Fehler hielten.
14 Geben Sie zuletzt die E-Mail-Adresse ein.
Shutterstock
Dinge, die man an Heiligabend machen kann
Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Sie keine E-Mail senden, bevor sie fertig ist oder bevor Tippfehler beseitigt wurden? Warten Sie, bis alles in Topform ist, bevor Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben. Wie Sie wissen, machen E-Mail-Fehler ist einer der einfachsten Wege, um den falschen Eindruck zu hinterlassen.
'Es geht nicht nur um Professionalität.' Karen Kessler , Präsident von Evergreen Partners, sagte Forbes . „Es geht um den Ruf des Mitarbeiters und des Unternehmens oder der Organisation. Wir haben gesehen, dass schlechte E-Mail-Entscheidungen negative Konsequenzen für den Mitarbeiter haben - Entlassung - und auch für das Unternehmen - Rechtsstreitigkeiten. '
15 Überprüfen Sie den Namen Ihres Empfängers dreimal.
Shutterstock
Ein großer Fehler, den Sie vermeiden sollten, ist die falsche Schreibweise des Empfängernamens. Überprüfen Sie dies daher dreimal, bevor Sie auf Senden klicken. Viele Leute siehe die Tat von Rechtschreibfehler ein Name als faul und rücksichtslos, insbesondere wenn die korrekte Schreibweise in der E-Mail-Adresse steht. Was sollten Sie tun, wenn Sie diesen Fehler versehentlich machen? Kathryn Shanley , Inhaber von My Red Pen Editing, sagt Eine sofortige Entschuldigung ist der Schlüssel zur Wahrung Ihrer Glaubwürdigkeit.
16 Verwenden Sie für professionelle Geschäfte eine professionelle E-Mail-Adresse.
Shutterstock
Während eine persönliche E-Mail-Adresse in Ordnung ist, wenn Sie mit Freunden oder der Familie korrespondieren, halten Sie sie aus dem professionellen Geschäftsbereich heraus. Dies ist besonders wichtig in a Verbraucher-Verkäufer Situation. Ein 2016 Los Papa Eine Umfrage unter 1.000 Amerikanern ergab, dass 75 Prozent der Meinung sind, dass eine professionelle E-Mail ein wichtiger Faktor für das Vertrauen in ein Online-Geschäft ist, und 33 Prozent würden die Legitimität eines Verkäufers bezweifeln, wenn sie eine persönliche E-Mail-Adresse verwenden würden.
'Sie vergessen nie einen ersten Eindruck, weder im realen Leben noch online', sagte GoDaddys Chief Product Officer. Steven Aldrich sagte in a Erklärung . 'Oft findet Ihre erste direkte Interaktion mit einem Kunden per E-Mail statt. Daher ist es äußerst wichtig, in diesem Zusammenhang professionell auszusehen.'
17 Denken Sie daran, dass alles geteilt werden kann.
Shutterstock
Unabhängig davon, ob es sich um eine Weiterleitung, ein BCC-Verfahren oder ein einfaches Flashen Ihres Telefons handelt, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass alles, was Sie in eine E-Mail schreiben, von einer anderen Person als dem beabsichtigten Empfänger gesehen werden kann. Daher sollte Ihre gesamte E-Kommunikation professionell und risikofrei sein. E-Mails können es sogar sein vor Gericht zulässig Daher ist es am besten, niemals etwas zu senden, das später gegen Sie verwendet werden könnte. Weitere Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Arbeitslebens finden Sie unter 25 geniale Tricks, um intelligenter und nicht härter zu arbeiten .
Um weitere erstaunliche Geheimnisse über Ihr bestes Leben zu entdecken, Klicke hier folge uns auf Instagram!
