Mit dem Coronavirus Pandemie Durch die Schließung von Büros auf der ganzen Welt überdenken unzählige Unternehmen und Einzelpersonen, wie der Arbeitstag aussieht. Diese Änderungen gehen jedoch weit über die Kleidung des Handelsbüros für Schweißausbrüche hinaus - für viele Menschen bedeutet dies auch eine plötzliche Flut von Videokonferenzen.
Aber mit vielen Leuten Verwenden von Zoom und anderen Videokonferenzplattformen Zum ersten Mal kann es zwei sehr unterschiedliche Dinge sein, sich einfach für ein Meeting anzumelden und das Beste aus diesen Videokonferenzen herauszuholen. Mithilfe von Experten haben wir die endgültigen Vor- und Nachteile zusammengefasst, mit denen Sie jede Videokonferenz problemlos ablaufen lassen können.
Machen: Halten Sie den Bereich hinter sich aufgeräumt.
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Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht in Ihr Büro einladen möchten, ohne es vorher aufgeräumt zu haben, laden Sie sie nicht ein Ihr Heimbüro wenn es alles andere als ordentlich ist.
„Sie möchten, dass Kollegen Ihr Home Office als ordentlich und organisiert ansehen“, sagt er Kristen Southall Watts , Autor von Der Solo-Arbeitstag . Zusätzlich zu Reinigen Sie Ihren Raum Watts empfiehlt, eine direkte Sichtlinie zur Tür zu vermeiden und Ihr Büro neu zu ordnen, damit Familienmitglieder, die hineinschauen, nicht Teil Ihres Meetings werden. “
Nicht: Positionieren Sie Ihren Computer unter Ihrem Gesicht.
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Die Aufrechterhaltung eines guten Augenkontakts ist für Besprechungen unerlässlich, unabhängig davon, ob Sie sie persönlich oder online abhalten. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Kamera richtig positioniert ist.
'Jeder hat Winkel, die für ihn gut aussehen - aber niemand ist vom Boden aus gesehen', sagt Flynn Zaiger , CEO der Agentur für kreatives digitales Marketing Online-Optimismus . Stattdessen empfiehlt Zaiger, den Computer so anzuheben, dass er leicht über der Augenhöhe liegt, damit andere Sie und sehen können Lass dich gut aussehen .
Machen: Schalten Sie Ihre Benachrichtigungen aus.
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Träume davon, Wasserbabys zu sein
Diese Benachrichtigungen, die auf Ihren Geräten eingehen, lenken Sie nicht nur ab, sondern alle in Ihrem Videoanruf.
„Sie müssen nicht in dem Moment über jede Schlagzeile oder jedes neu hochgeladene Video informiert werden, insbesondere nicht während der festgelegten Arbeitsblöcke“, sagt Watts. „Jedes Mal, wenn Sie einen kurzen Blick auf Ihre Social-Media-Feeds werfen, Sie verlieren viel produktive Zeit. “
Nicht: Warten Sie bis zur letzten Minute, um technische Probleme zu lösen.
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Wenn Ihr Meeting reibungslos ablaufen soll, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Software - einschließlich Ihrer Video- und Audioeinstellungen - getestet haben, bevor Sie den Anruf starten.
'Das Starten des Meetings und das anschließende Erkennen, dass das Audio abgehackt ist oder das Video durcheinander ist, führt zu Verzögerungen', sagt er Reuben Yonatan , Vorstandsvorsitzender von GetVoIP , der warnt, dass dies Sie sogar das Geschäft kosten könnte, wenn Kunden Sie als ineffizient ansehen. Um sicherzustellen, dass alles in der richtigen Reihenfolge ist, empfiehlt Yonatan, zuerst einen Probelauf mit einem Freund durchzuführen, der Ihnen Feedback geben kann.
Machen: Bauen Sie zwischen den Anrufen einige Ausfallzeiten ein.
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Selbst wenn Sie aufeinanderfolgende Besprechungen haben, können nur wenige Minuten Ausfallzeit entscheidend dazu beitragen, wie effektiv Sie in den einzelnen Besprechungen sind.
„Nach Anrufen und Konferenzen benötigen Sie einige Minuten, um Follow-up-E-Mails oder -Texte abzuspielen, Notizen zu organisieren, die Sie während des Meetings gemacht haben, und die Gänge für die nächste Aufgabe mental zu wechseln“, bemerkt Watts Die Vorbereitungszeit zwischen Anrufen kann das Risiko einer Ablenkung erhöhen.
Nicht: Sprich zu schnell.
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Lassen Sie sich von Ihrer üblichen Rede von einer Meile pro Minute nicht erschweren, dass Ihre Mitarbeiter den Punkt verstehen, den Sie vermitteln möchten.
'Sprechen Sie nicht zu schnell, damit diejenigen, die zuhören (und zuschauen), Probleme haben, Sie zu verstehen', sagt Deborah Sweeney , Vorstandsvorsitzender von MyCorporation . Wenn Sie mit einer Pause Schritt halten müssen, empfiehlt Sweeney, in die Kamera zu lächeln, anstatt Füllwörter wie „um“ oder „uh“ zu verwenden, was Sie unvorbereitet erscheinen lassen kann.
Machen: Achten Sie auf die Körpersprache anderer Menschen.
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Wenn zu viele Menschen gleichzeitig sprechen, kann dies augenblicklich zu einer unverständlichen Kakophonie werden. Wenn Sie überlappende Sprache vermeiden möchten, lesen Sie unbedingt die Besprechungsteilnehmer. Körpersprache um Hinweise zu erhalten, wann das Sprechen sicher ist.
'Die üblichen Anzeichen, auf die man achten muss, sind nickende Köpfe oder sich öffnende Münder', sagt er Julian Jost , CEO und Mitbegründer von Raumbasis .
Nicht: Halten Sie unnötige Registerkarten offen.
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Wenn Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren und mögliche Verlegenheiten vermeiden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie während Ihres Meetings alle unnötigen Registerkarten geschlossen oder minimiert haben.
'Sie möchten nicht überrascht werden, wenn jemand fragt:' Können Sie Ihren Bildschirm freigeben und uns zeigen? ', Sagt er Shayne Sherman , Vorstandsvorsitzender von TechLoris , der feststellt, dass das gleichzeitige Öffnen zu vieler Registerkarten sogar die Qualität Ihres Anrufs beeinträchtigen kann.
Machen: Verwenden Sie Ihre Kopfhörer.
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Ihre Mitarbeiter möchten Ihnen zuhören - nicht das Geräusch Ihrer spielenden Kinder, das Bellen Ihres Hundes oder den Krankenwagen, der draußen vorbeifährt.
„Die meisten Laptop-Mikrofone sind wirklich schlecht und nehmen jedes kleine Geräusch auf“, sagt er Julie Bee , Präsident von BeeSmart Social Media . 'Ohrhörer und Kopfhörer halten die Hintergrundgeräusche auf ein Minimum und nehmen auf, was Sie sagen.'
Nicht: Lesen.
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Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer Ihres Meetings engagiert bleiben, versuchen Sie, einen Dialog zu fördern, anstatt eine Rede zu halten.
„Unsere Aufmerksamkeitsspanne ist heutzutage noch kürzer. Statt vor einem Computer zu sitzen und mit den Anrufern zu sprechen, sollten Sie die Leute in Gespräche verwickeln“, empfiehlt Bee, der sagt, dass diese Gewohnheit auch die Leute beschäftigt und aufmerksam macht .
Machen: Verwenden Sie die Stumm- und Video-Aus-Tasten.
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Sie müssen Ihr Mikrofon oder Ihre Kamera nicht während jeder Besprechung eingeschaltet haben, wenn Sie nicht ausdrücklich dazu aufgefordert wurden.
„Wenn du nicht sprichst, stumm dich. Wenn Sie sich viel bewegen oder aufstehen und eine Pause von der Besprechung einlegen müssen… dann verstecken Sie Ihr Video und schalten Sie sich stumm “, schlägt Bee vor.
Nicht: Verlassen Sie sich ausschließlich auf WiFi.
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Was tun mit 50 Dollar
Wenn Sie einen Backup-Plan für den Fall haben, dass Ihr WLAN ausfällt, verpassen Sie kein wichtiges Detail.
„Nichts geht über die solide Netzwerkleistung eines Ethernet-Kabels der alten Schule“, sagt er Jovan Milenkovic , Mitbegründer von CommandTech . Obwohl viele Laptops keine Ethernet-Anschlüsse mehr haben, stellt Milenovic fest, dass CAT5-zu-USB-Adapter kostengünstig und leicht verfügbar sind, um das Anschließen zu ermöglichen.
Machen: Richten Sie die automatische Aufnahme ein.
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Richten Sie die automatische Aufzeichnung ein, anstatt verzweifelt zu versuchen, während Ihres Meetings Notizen zu machen, damit Sie ein wörtliches Protokoll über alles erhalten, was danach passiert ist.
„Mit Zoom können Sie Anrufe automatisch aufzeichnen. Dies kann von unschätzbarem Wert sein, um Kunden- oder Teamfeedback zu einem Projekt aufzuzeichnen“, sagt er Dusti Arab , Geschäftsstratege mit Die Neuerfindung Co. .
Nicht: Lassen Sie andere internetfähige Geräte laufen.
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Durch das Ausschalten anderer internetfähiger Geräte in Ihrem Haus vor Beginn Ihres Meetings können Sie Verzögerungen in Ihrer Verbindung begrenzen und einen reibungslosen Ablauf Ihrer Videokonferenzgespräche gewährleisten.
„Selbst das beste Internetpaket garantiert nicht, dass Ihr Heim-Internet über Videokonferenzen lange Geschäftstreffen abhalten kann“, empfiehlt Milenkovic, Mitbewohner und Familienmitglieder zu bitten, das Spielen und Herunterladen für die Dauer Ihres Treffens nach Möglichkeit zu unterbrechen.
Machen: Verwenden Sie die Chat-Funktion.
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Es gibt eine einfache Lösung, wenn Sie vermeiden möchten, dass alle am Ende eines Meetings miteinander sprechen, wenn Fragen und Antworten vorliegen.
'Verwenden Sie die Chat-Funktion, um anzugeben, dass Sie zuerst eine Frage oder Aussage haben, anstatt sie nur herauszublasen', schlägt vor Matthew Ross , Mitbegründer und COO von Der Schlummerhof .
Nicht: Tragen Sie Ihren Schweiß.
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Behandeln Sie Ihre virtuellen Mitarbeiter mit dem gleichen Respekt, mit dem Sie sie persönlich behandeln würden, und achten Sie darauf, dass Sie den Teil für Ihr Meeting suchen.
'Versuchen Sie, etwas zu Helles und etwas mit zu vielen Mustern zu vermeiden', schlägt vor Kyle Turk , VP Marketing bei Keynote-Suche . Turk fügt hinzu, dass selbst wenn Sie glauben, dass Ihre Mitarbeiter Sie nur von oben sehen werden, das Tragen eines arbeitsgerechten Hinterns immer eine gute Idee ist, wenn Sie aufstehen oder sich bewegen müssen.
Machen: Haben Sie einen Backup-Plan.
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Halten Sie alle zutreffenden Anmeldeinformationen für Ihr Meeting bereit, und Sie werden keinen Schlag verpassen, wenn Ihre Verbindung verzögert ist.
'Stellen Sie sicher, dass Sie eine Telefonnummer oder einen Sicherungsplan haben, falls die Verbindung nicht wie geplant online hergestellt wird', schlägt vor Paige Arnof-Fenn , Gründer und CEO eines globalen strategischen Marketingunternehmens Mavens & Moguls .
Nicht: Verwenden Sie Ihre Tastatur.
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Wenn Sie während Ihres Meetings Notizen machen möchten, halten Sie ein Notizbuch bereit, anstatt auf Ihre Tastatur zu tippen.
'Egal, ob Sie Notizen machen oder auf E-Mails oder Team-Chats antworten, der Klang Ihrer Eingabe lenkt ab', sagt er Mark Strassman , SVP und GM von UCC bei LogMeIn . Wenn das Schreiben von Handnotizen keine angemessene Alternative darstellt, empfiehlt Strassman die Verwendung des integrierten Transkriptionsdienstes, der auf den meisten Videokonferenzplattformen verfügbar ist.
Machen: Tastaturkürzel aktivieren.
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Aktivieren Sie die Hotkeys vor Ihrem Meeting, damit Sie bei Bedarf problemlos einschalten können, anstatt nach Ihrer Mikrofonzugriffstaste zu suchen.
„Durch Aktivieren von Push-to-Talk wird sichergestellt, dass Sie in einer Gruppenanrufumgebung nicht die Ursache für weißes Rauschen, Echos und Hintergrundgeräusche sind“, sagt er Keenan Beavis , Gründer von Longhouse Media , der feststellt, dass diese Funktionalität auf Plattformen wie Zoom, Skype und Discord verfügbar ist.
Nicht: Vergiss dich abzumelden.
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Bevor Sie wieder ins Schwitzen kommen, sollten Sie einen entscheidenden letzten Schritt tun: Beenden Sie den Anruf.
'[Lass] deine Wache nicht los, bevor du dich abmeldest - das Mikrofon / der Lautsprecher ist möglicherweise noch aktiv!' warnt Arnof-Fenn.
